AIと共存するために総務が磨くべき3つのスキル

AIが人間の仕事を奪うと言われるなか、事務作業の比率が高い総務はどこまで残るのか。代替されにくい業務と、そこで問われる3つのスキルがある。

AIによる総務業務の代替範囲

AIの進化は止まらず、私たちの働き方を大きく変えている。総務として働く人も、その影響を感じていることだろう。

20年後までに人類の仕事の約5割が、AIないしは機械によって代替され消滅する。英オックスフォード大のマイケル・A・オズボーン博士らが2014年に発表した論文『雇用の未来（The Future of Employment）』は、そう予測している。

オーバーな表現ではあるが、定型業務など正確性やスピードが求められる単純作業は、AIに代替される可能性が高い。

総務の仕事は多岐にわたる。ただ、事務作業の割合が高いぶん、AIの台頭による影響が出やすい職種であることは否めない。データ入力やスケジュール管理といった定型業務は、AIに任せることができる。

しかし、総務の仕事はそれだけではない。AIには難しい人間関係の調整や、組織文化の醸成、戦略的な計画策定といった高次の業務が求められる。

AI時代において、総務が果たすべき役割は一層重要になる。では、そこで何を伸ばせばよいのか。ここからは3つのスキルを取り上げる。

総務の仕事は、会社ごとに異なるフローで処理されることが多い。他社でも通用する知見を得るには、帰納法的な思考が欠かせない。

具体的な事実やデータから一般的な法則を導き出し、汎用的な知識を身につける。そうすれば、どの企業でも通用する総務のプロになれる。リスク管理やオフィス管理など、各業務のプロフェッショナルを目指す道もある。

帰納法思考を養うには、日々の業務にクリティカルな視点を持ち、改善点や新たな方法を模索する姿勢が求められる。

例えば、同じ業務を異なる方法で実施してみる。他社の成功事例を参考にして自社に適用してみる。そうした取り組みが効果的だ。

また、社内外の研修やセミナーに参加し、最新の知識やスキルを積極的に吸収することも欠かせない。

こうした積み重ねが、総務の市場価値を高める礎になる。

総務は常に業務の改善を求められる。技術の進歩や外部環境の変化に対応し、効率的な業務フローを構築していく必要がある。

このスキルは、総務だけでなく全社的なバックオフィス業務にも応用できる。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やノーコードアプリを活用すれば、業務のデジタライゼーションが進む。

業務改善の取り組みは、一時的なものではなく、継続的なプロセスであるべきだ。総務には、常に現状を見直し、改善の余地を探し続ける姿勢が求められる。

定期的な業務プロセスのレビューを実施し、効率化のための新しいツールや方法を導入する。社員からのフィードバックを積極的に取り入れれば、実務に即した改善策を打てる。

さらに、業務改善の成果を評価するための指標を設定し、定量的に成果を測定する。効果を可視化して組織全体で共有することが、さらなる改善活動のモチベーションにつながる。

新しい施策やツールを導入する際には、チェンジマネジメントが欠かせない。

人間は変化を嫌う傾向があり、新しい施策に対して抵抗を示すことがある。従業員が変化を受け入れやすくするためのスキルが問われる。

総務がチェンジマネジメントの達人となれば、会社全体の業務改善をスムーズに進められる。

成功の鍵はコミュニケーションだ。変化の理由とそのメリットを明確に伝え、従業員の理解と共感を得る。

変化に対する不安や疑問には丁寧に対応し、支援を届ける。そうすることで、従業員の抵抗感は軽くなる。

さらに、変化の過程を段階的に進め、従業員が新しい状況に徐々に適応できるようにする。新しいシステムの導入時なら、段階的なトレーニングを実施し、従業員が新しいツールを使いこなせるところまで支える。

変化の初期段階で成功体験を積んでもらえば、従業員の自信は高まる。積極的に新しい取り組みへ参加してもらう土台にもなる。

総務の仕事は完全にAIに代替されるわけではない。人間とAIが協力して業務を遂行する形になっていく。

線引きは、すでにおおよそ見えている。データ入力やスケジュール管理のような定型業務はAIの側へ、人間関係の調整や組織文化の醸成、戦略的な計画策定は人の側へ。

これから問われるのは、人の側に残った仕事で帰納法思考・業務改善・チェンジマネジメントをどこまで伸ばせるかだ。会社全体の歯車をスムーズに回す鍵は、そこにある。