意思決定できる会議のポイントとは

予定表が会議で埋まり、自分の手を動かす時間が残らない。会議の多さに悩む人は多く、その4割は無駄だという調査もある。

会議に費やす時間の実態

Acall社が20歳から60歳までの会社員600人に行った「働き方・仕事の進め方」の実態調査がある。

1日あたりの会議は平均2.0件、会議に費やす時間は平均1.9時間だった。

負担は会議本体だけではない。日程や参加者を調整する件数が1日あたり平均1.8件、その調整に平均26.5分かかっている。会議そのものに加えて、開く前の段取りにも時間が積み上がっている。

同社によれば、オンライン会議の浸透に伴って会議に関する時間の割合は増えた。1日の働く時間のうち4分の1が会議に消えている計算になる。

同じ調査は、本当に必要だと感じる会議の割合と、もっと効率化できると感じる会議の割合も聞いている。前者の答えは平均39.1%で、4割に届かなかった。会議の質に課題があることが、この数字に表れている。

この割合を1,000人規模の会社に当てはめて拡大推計すると、無駄な会議の時間は年間で9万6千時間になる。約50人分の年間労働時間に当たる規模だ。

働いている以上、会議そのものをなくすことはできない。ただ、無駄な会議に時間を取られて他の業務が滞れば本末転倒になる。

無駄な会議は、大きく二つに分かれる。決めようとしていない会議と、可視化していない会議だ。

決めようとしていない会議では、主催者が意見も意志も持っていない。何を議論するのか、会議のゴールをどこに置くのかが示されないまま、参加者が集まる。議題が定まらないまま、時間だけが過ぎていく。

議論に必要なメンバーが揃っていないことも多い。人数だけが多い会議は、それ自体が時間を費やす原因になる。

会議の品質を決めるのは主催者の意志だ。無作為に人を集め、幅広い視点から意見を聞きたいとだけ伝える。この無責任な進め方では、何も決まらないまま散会する会議になる。

可視化していない会議では、議論の中身も結論も参加者全員に共有されない。その場では分かったつもりでも、後になって混乱や誤解が表に出る。

議論が深まらず、結論に届かないまま終わる会議も、この型に入る。だからこそ、議論の中身をその場で目に見える形にし、全員が同じ理解のまま進行する必要がある。

では、どうすれば決められる会議になるのか。出発点は、やはり主催者の意志だ。

会議の目的と着地点を先に決め、議論すべき論点を具体的に示す。ここが曖昧なままだと、参加者は何を持ち込めばよいのか分からない。

呼ぶ相手も絞り込む。議題に自分の意見を持ち、決めることに覚悟のあるメンバーだけを集める。そうすれば、意思決定をする立場の人が主体となって進行する構図ができる。

まずはここを徹底し、その上で進め方を改善していく。

進め方の側は、アジェンダを事前に配るところから始まる。参加者が中身を読み、自分の意見を用意する時間を確保しておく。論点を先に渡しておけば、当日は意見のすり合わせから入れる。

会議中は、議論の要点をその場でまとめ、全員が確認できる状態にする。議論の透明性が上がり、効率も上がる。何が決まって何が残ったのかが見えていれば、参加者は進行に責任を持って参加できる。

時間を守るのも進行役の仕事だ。議論が逸れたら本筋に戻し、長引いたら区切りをつけて次の議題へ移す。限られた時間で議論を前に進めるには、進行役の技量が問われる。

主催者が明確な意志を持ち、議論をその場で可視化する。ここまで挙げた取り組みを続けることで、無駄な会議は減り、組織全体の生産性は上がっていく。

次の会議が終わったら、そこで何が決まったのかを同席していない同僚に一言で説明してみる。言葉に詰まるようなら、目的とゴールの置き方を見直してみてほしい。