リモートワークやハイブリッドワークが当たり前となった現在、対面でのコミュニケーション以上にオンライン上での伝達力が問われる場面が増えている。

Web会議では相手の表情や場の空気を読み取りにくく、限られた時間の中で自分の考えを的確に伝える技術が不可欠だ。

今回はビジネスコミュニケーションの基本であり、特にリモート環境で効果を発揮する「PREP法」について解説していきたい。

結論から話す「PREP法」の基本構造

PREP法とは「結論（Point）→ 理由（Reason）→ 具体例（Example）→ 結論（Point）」の順番で話を組み立てるコミュニケーションフレームワークのことである。

それぞれの英語の頭文字を順番に並べると「PREP」となるため、この名称で呼ばれている。

最も重要なメッセージである結論を冒頭に提示し、その根拠となる理由と裏付けとなる具体例で補強した上で、最後にもう一度結論を強調するという構造になっている。

普段の雑談では結論から話すことを強く意識する場面は少ないかもしれないが、プレゼンテーション、面接、商談など、限られた時間の中で相手にわかりやすく自分の主張を伝えなければならない場面では、PREP法は極めて有効なフレームワークとなる。

加えてPREP法は口頭でのコミュニケーションだけでなく、文書においても高い効果を発揮する。

職務経歴書や志望動機書、企画書やメール文面など、限られた文字数や相手の注意力の中で要点を簡潔に伝える必要がある場面はビジネスシーンに数多く存在する。

Web会議でPREP法が威力を発揮する理由

PREP法が特に活きるのは、Web会議の場面だ。

Web会議は対面の会議と比べて、会議の空気感や参加者の表情を読み取ることが格段に難しいという特性がある。

自分の発言が相手にきちんと伝わっているか、理解されているかの手応えを感じにくく、対面であれば相手の反応を見ながら補足したり言い換えたりといった柔軟な対応が取れるが、Web会議ではそれが難しい。

特に参加者が多い会議ではマイクがミュートのまま特に反応がないというのはWeb会議において日常的に発生する現象であり、発言者は反応の薄さに不安を感じることも少なくない。

また、Web会議は物理的な会議室のキャパシティの制約を受けないため、対面の会議よりも参加者が多くなりやすいという特徴がある。

参加者が多くなれば一人あたりの発言時間は自然と限られるため、短い時間の中で論点を明確にし、的を射た発言をすることがこれまで以上に求められる。

このような環境だからこそ、最初に結論を提示し、理由と具体例で補強するPREP法は、Web会議における発言の質を飛躍的に高めてくれるのだ。

筆者がエージェントとして転職者の面接対策を行う際にも、PREP法の徹底はオンライン面接対策の最重要項目の一つとして位置づけている。

PREP法がもたらす「短時間伝達」と「記憶定着」の二つの効果

PREP法のメリットを大きく二つ挙げたい。

一つ目は、結論を冒頭に持ってくることで話全体が短くなり、言いたいことを短時間で効率的に伝えられるという点だ。

仮に「理由→具体例→結論」の順番で話した場合、聞き手は結論が出るまで話の方向性がわからないため、前半部分の理由と具体例の理解が浅くなり、論点がぼやけてしまう。

さらに結論の内容次第で次のアクションが変わる場面において、結論が最後に来る構成は聞き手の時間を無駄にするリスクがある。

たとえば結論が「ノー」であった場合、理由と具体例を長々と聞いた後にその結論を聞くことになり、前半の説明に費やした時間が実質的に無駄になってしまう。

二つ目のメリットは、重要な結論が聞き手の記憶に残りやすいということだ。

主張したい結論が冒頭に来ているため、聞き手は結論を頭の中に置きながら、それを裏付ける理由と具体例を聞くことができる。

最後にもう一度結論で締めくくることで、聞き手の中で「なるほど、そういうことか」と理解が腹落ちしやすくなる構造になっている。

人間の脳は物事の最初と最後を特に強く記憶する性質（初頭効果・親近効果）を持っており、この脳の性質からも重要な結論を最初と最後に配置するPREP法は記憶への定着率が高い。

なお日本語は文法的に述語が文末に来る言語であるため、日本人は結論を最後に話す傾向が自然と強くなる。

小学校の作文で教わった「起承転結」も結論が最後に来る構成であり、意識しなければ結論後回しの話し方が染みついてしまう。

頭では理解していても、結論から話すことを日常的に実践できている人は意外と少ないのが実情だ。

ビジネスシーンでは自分の考えを短時間かつ印象的に伝える力がキャリアの評価に直結するため、ぜひ日頃からPREP法を意識して面接・プレゼン・Web会議などあらゆる場面で実践してほしい。